1. Administrator danych
Administratorem danych przetwarzanych przez fundację jest Fundacja „FOTOGŁOS”, ul. Koletek 4 lok. 9, 31-069 Kraków, Polska, KRS 0001244301, NIP 6762720888, REGON 544863292. W sprawach danych napisz na fotoglos.art@gmail.com lub na adres siedziby.
2. Dane, cele i podstawy
- Kontakt i zapytania: imię lub nazwa organizacji, e-mail, treść wiadomości, preferowany termin, typ współpracy, warunki wynajmu i opcjonalny załącznik oraz informacje potrzebne do odpowiedzi. Gdy pytasz o zawarcie umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałej korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu.
- Realizacja usług i strefa klienta: dane klienta, fotografie, przypisanie galerii, wybór zdjęć, przygotowane zapytania oraz przesyłane pliki, ich nazwy, opis, cel, data przekazania i status pracy — w celu wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Rozliczenia: niezbędne dane zamówienia, faktury i płatności — w celu wypełnienia obowiązków prawnych, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo i roszczenia: informacje o sesji, próbach logowania i niezbędne dane techniczne, w tym adres IP; ochrona dostępu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Publikacja wizerunku: jeżeli opiera się na zgodzie, prosimy o nią osobno; podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zakup sesji i dostęp do galerii nie oznaczają zgody na publikację.
Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale bez danych niezbędnych do odpowiedzi lub realizacji zamówienia nie możemy obsłużyć danej sprawy. Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec klienta.
3. Prywatność fotografii
Galerie są przypisane do konkretnego klienta. Dostęp wymaga indywidualnego kodu; zapisujemy jego skrót, nie jawną treść. W każdej prośbie o prywatne zdjęcie sprawdzamy dostęp do właściwej galerii. Fotografie z galerii nie trafiają automatycznie do publicznego portfolio.
Materiały dodane w zakładce „Przekaż pliki” zapisujemy prywatnie. Dostęp do własnej przesyłki wymaga aktywnego kodu i sesji klienta; właścicielka odczytuje przekazane przesyłki po zalogowaniu do zarządzania. Pliki z rozpoczętej przesyłki pozostają w historii jako „W przygotowaniu”, również po przerwaniu przesyłania. Nie są publikowane na stronie ani automatycznie wysyłane e-mailem. Przekazuj wyłącznie materiały, które możesz udostępnić do wskazanego celu.
W galerii szkolnej klient otrzymuje pomniejszone podglądy ze znakiem wodnym, bez dostępu do oryginałów. W sprawach zdjęć dzieci kontaktujemy się z rodzicem, opiekunem lub uprawnionym organizatorem. Jeżeli dane przekazuje szkoła albo inny organizator, informacja o źródle danych i zasadach ich przetwarzania jest przekazywana osobno przy danym projekcie.
Po naciśnięciu „Wyślij zapytanie” publiczny formularz przekazuje imię lub nazwę organizacji, e-mail, treść, termin, wybrany typ współpracy i opcjonalny załącznik do prywatnego kabinetu fundacji. Załączniki nie są publikowane ani wysyłane automatycznie e-mailem. W strefie klienta zapisujemy wybór zdjęć i przygotowane zapytanie; zapis nie oznacza wysłania e-maila ani przyjęcia zamówienia.
4. Odbiorcy i dostawcy
Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby z zespołu, dostawcy hostingu i infrastruktury serwisu (OpenAI/Sites i Cloudflare), dostawca poczty (Google/Gmail), a przy realizacji zamówienia także podmioty obsługujące druk, dostawę i księgowość — w zakresie potrzebnym do danej czynności. Organy publiczne mogą otrzymać dane, gdy wymagają tego przepisy.
Dostawcy infrastruktury i poczty działają globalnie i mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Przekazanie wymaga mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dla objętego nią odbiorcy albo standardowych klauzul umownych. Informacje o zabezpieczeniach dotyczących konkretnej usługi i sposobie uzyskania ich kopii udostępniamy po kontakcie z fundacją.
Dokumenty dostawców: OpenAI, Cloudflare oraz Google.
5. Okres przechowywania
- Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie tylko gdy jest potrzebna do udokumentowania ustaleń lub ochrony roszczeń — do upływu właściwego terminu przedawnienia.
- Fotografie, przekazane pliki i opisy przesyłek, wybory oraz galerie przechowujemy przez czas wykonania usługi oraz okres udostępnienia i archiwizacji uzgodniony z klientem. O potrzebny termin lub zakończenie dostępu możesz zapytać fundację.
- Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi; co do zasady wynosi on 5 lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.
- Sesja klienta wygasa najpóźniej po 14 dniach, a wylogowanie, zmiana kodu lub wyłączenie dostępu unieważniają ją wcześniej. Licznik prób logowania dotyczy 15-minutowego okresu; ograniczenie publicznych zgłoszeń dotyczy okresu jednej godziny. Wygaśnięcie sesji nie usuwa fotografii ani zamówienia.
- Jeżeli podstawą jest zgoda, korzystamy z danych do jej wycofania lub zakończenia wskazanego celu, chyba że dalsze przechowywanie wynika z innej podstawy prawnej.
6. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie zgłoś na fotoglos.art@gmail.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; o dopuszczalnym prawem przedłużeniu poinformujemy. W razie potrzeby potwierdzimy Twoją tożsamość w sposób proporcjonalny do sprawy. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje są dostępne na uodo.gov.pl.